Vinkit onnistuneeseen käyttöönottoon

Monesti järjestelmien käyttöönottoja pidetään haasteellisina. Tutkimuksen mukaan kolmannes tietojärjestelmähankkeista onnistuu harvoin tai hyvin harvoin. Itselläni on kokemusta yli kahdestasadasta käyttöönotosta. Niistä oppineena jaan muutaman vinkin, jotka vievät kohti onnistunutta käyttöönottoa ja järjestelmän käyttöä.

Varmista sitoutuminen ennen hankintaa

Hyvä hankintapäätös sisältää päätöksen käyttöönoton ajankohdasta, projektipäälliköstä, resursseista ja sitoutumisesta muutokseen. Lisäksi muutoksen tavoitteet ja mittarit kannattaa miettiä etukäteen. Varaamalla resurssit ja kommunikoimalla muutoksen hyödyt selkeästi, voidaan käyttöönotossa edetä ilman yllätyksiä ja työntekijät saadaan vahvemmin sitoutettua muutokseen.

Uusi järjestelmä osaksi kokonaisuutta

Mieti yhden henkilön käytössä olevien järjestelmien määrää ja miten hankittava järjestelmä on osa kokonaisuutta. Mihin järjestelmään tiedot kerätään? Mitkä tiedot siirtyvät ja kuinka usein? Onko jokin järjestelmistä turha tai päällekkäinen? Valitse mahdollisimman kattava pääjärjestelmä ja pidä tavoitteena automatisoitunut, yhteentoimiva järjestelmäkokonaisuus. Onnistuneella kokonaisuudella iso osa käyttäjistä tulee toimeen yhdellä järjestelmällä.

Järjestelmä käyttöön kokonaisuus kerrallaan

Vaiheistaminen on perusteltua, jos johonkin tarpeeseen halutaan ratkaisu pikaisella aikataululla kiireen keskellä, organisaatio on kooltaan laaja tai yrityksen on haasteellista varata kerralla riittävä aika käyttöönotolle.

Vaiheistettu käyttöönotto on hyödyllinen myös oppimisen kannalta. Seuraavan vaiheen alussa voidaan aina palata aiemmin läpikäytyyn asiaan ja asiakkaalla on mahdollisuus kysymyksille sekä osaamisen syventämiselle. Tällöin on mahdollista tehdä hienosäätöä järjestelmäasetuksiin, jolloin käyttöönotto onnistuu usein erinomaisesti. Myös asiakkaiden palaute vaiheistetusta käyttöönotosta on ollut erittäin myönteistä.

Selkeä vastuunjako

Käyttöönoton yhteydessä selvitetään miten järjestelmä mukautetaan vastaamaan mahdollisimman hyvin yrityksen toimintatapoja. Yhdessä asiakkaan kanssa sovitaan vastuut esimerkiksi asetusten luomisesta, avaintietojen syöttämisestä järjestelmään ja tietojen siirtämisestä aikaisemmista järjestelmistä. Kun vastuita jaetaan, kannattaa vaadittavat toimenpiteet suhteuttaa yrityksen omiin resursseihin. Riittääkö aika tai osaaminen tehdä itse vai pitäisikö tekeminen antaa järjestelmätoimittajalle? Ylitsepääsemättömien ongelmien sattuessa kohdalle kannattaa pyytää apua. Kaikista kalleinta yritykselle on tehdä sama asia moneen kertaan. Varsinkin, jos se johtaa siihen, että yritys ei pääse korjaamaan uudistuksen hedelmiä.

Yhteinen tavoite: onnistunut käyttöönotto

Koska järjestelmätoimittaja haluaa tyytyväisiä ja pitkäaikaisia asiakkaita, voit olla varma, että tilaaja ja toimittaja pelaavat samassa joukkueessa yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Näin vastuu käyttöönoton onnistumisesta on aina molemmilla osapuolilla. Järjestelmäasiantuntijan tehtävänä on viedä käyttöönotto helposti ja kivuttomasti maaliin. Kun tilaaja sitoutuu aikatauluun tarvittavin resurssein ja huolehtii omista vastuista, jää aika kouluttajan kanssa tehokkaasti agendan mukaisten tehtävien hoitamiseen. Näin oppiminen tapahtuu järjestelmäasiantuntijan kokeneissa käsissä ja lopputulos on viimeistelty niin asetusten kuin käyttäjien osaamisenkin osalta.

Yhteistyön ei pitäisi päättyä käyttöönottoon. Kannattaa varata aika palaverille, jossa käyt yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa läpi aikaansaatuja muutoksia ja tavoitteiden saavuttamista.

Jokaisen käyttöönoton taustalla on halu muuttua, kehittää yrityksen toimintatapoja ja viedä yritystä kohti parempaa lopputulosta. Joko yrityksessänne on aika muuttua?


Jarkko Natunen on Visma Solutionsin tuoteasiantuntija.
Jarkolle tuottaa iloa löytää asiakkaalle parhaat toimintamallit ja järjestelmät yrityksen toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon.