Resursoinnista kaikki tehot irti

Yrityksen johdolle on tärkeää tietää, miten sen henkilöstöresursseja käytetään. Haasteena on kuitenkin saada oikeanlaista tietoa siitä, paljonko resursseja on kulloinkin käytössä ja mikä niiden käyttöaste on. Resursointiin on olemassa useita tapoja ja ohjelmistoja. Ennen aloittamista ja resursointitavan valitsemista tulisi kuitenkin miettiä muutamia asioita.

Suurin haaste resursoinnissa on, että muutoksia tapahtuu koko ajan ja ne tapahtuvat nopeasti. Tulee sairaslomia ja projekteihin muutoksia. Tämän vuoksi resursointia pitää päivittää koko ajan, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti.

Kun sitä päivitetään jatkuvasti, syntyy toinen haaste, eli ihmisten erilaisuus. Jokaisella päivittäjällä on oma tapansa tehdä päivityksiä ja se taas tarkoittaa, että tieto ei välttämättä ole täysin luotettavaa.

Lisäksi resursoinnin tulee olla koko ajan ajantasalla, muuten siitä ei ole vastaavaa hyötyä. Resursoinnin päivittäminen kannattaa sen vuoksi jakaa useammalle ihmiselle, jotta se ei ole vain yhden, esimerkiksi projektipäällikön vastuulla.

Mitä, miten ja miksi?

Edellä mainittujen syiden vuoksi on erittäin tärkeää, että ennen kuin yrityksessä aloitetaan resursointi, laaditaan tarkat yhteiset pelisäännöt, miten ja milloin tietoa syötetään. Tiedon syöttämisessä voidaan nimittäin olla joko liian tarkkoja tai liian epätarkkoja. Jos tehdään liian tarkasti, vie se äärettömän paljon aikaa ja voi käydä jopa niin, että tuhrataan enemmän aikaa resursointiin kuin itse työn tekemiseen. Jos taas tehdään liian epätarkasti, ei saada todellista kuvaa käytettävissä olevista resursseista.

Yhteisten pelisääntöjen lisäksi ennen resursoinnin aloittamista täytyisi yrityksessä miettiä myös, miksi ryhdytään resursoimaan. Onko se talouden ennustamista? Työaikapiikkien ennustamista? Vai mitä? Mitäänhän ei kannata tehdä, jos ei tiedetä miksi sitä tehdään.

Resursoinnin hyödyt

Resursointi antaa ennusteen koko yrityksen työkuormasta. Se on arvokas tieto siitä näkökulmasta, että työtehtäviä voidaan jakaa tasaisemmin kollegoiden kesken. Samalla se antaa esimerkiksi myynnille tiedon, milloin on henkilökuntaa riittävästi vapaana myydyn projektin toteuttamiseen.

Joissakin yrityksissä resursointia käytetään myös talouden ennustamiseen. Hyvin tehdyllä resursoinnilla saadaan karkea kuva siitä, millainen kuukausi esimerkiksi ensi kuusta on tulossa.

Oikein tehdyn resursoinnin avulla pystytään resursseja myös hyödyntämään tehokkaammin. Etenkin jos on useita samaa työtä tekeviä henkilöitä, voidaan työtaakkaa jakaa helpommin. Ja jos alkaa näyttää siltä, että resurssia ei ole riittävästi, osataan yritykseen palkata uutta henkilökuntaa tarpeen mukaan.

Kolme esimerkkiä resursoinnista:

Kalenteriresursointi

Kalenteri on ylivoimaisesti yleisin tapa resursoida. Sieltä nähdään miten paljon on palavereja ja mihin kohtiin vielä mahtuisi jotain. Jaetun kalenterin etuja on se, että sieltä pystyy suoraan katsomaan mikä on henkilöiden työtilanne. Kalenteri löytyy kaikilta jo valmiina, eli se ei tuo lisää työvaiheita, jos ihmiset vain ylläpitävät kalenteriaan. Lisäksi kalenterisynkronoinnin avulla merkinnät siirtyvät suoraan Severaan ja sitä kautta on helppoa kirjata tunnit.

Huonoa kalenteriresursoinnissa taas on, että sieltä ei pysty katsomaan yhdellä silmäyksellä koko henkilöstön tilannetta. Siksi en suosittele tätä vaihtoehtoa, jos tarvitaan kokonaiskuva yrityksen resursseista.

Uuden Severan projektikortti

Yksi tapa resursoida uudessa Severassa on projektikortti. Siihen voidaan kirjata tehtäviä, joille määrätään tekijät. Projektin tehtäviä voi määritellä eri vaiheisiin, esimerkiksi aloittamatta, käynnissä, tarkastelussa ja valmis. Jokainen projektissa mukana oleva pystyy sieltä katsomaan mitä tehtäviä itsellä on esimerkiksi tällä viikolla ja missä vaiheessa tehtävät ovat. Jokainen työntekijä saa myös itselleen tehtävälistan josta nähdään mitä on tulossa tänään tai ensi viikolla. Tässä mallissa ei ole tuntiarvioita, vaan tämä resursointitapa perustuu tehtävien määrään.

Ongelma tässä on, että kokonaisuuden hahmottaminen on aika vaikeaa. Hyötyä puolestaan se, että tämä on selkeä projektitoiminnan malli. Se on visuaalinen ja helppo ylläpitää ja se ohjaa käyttäjiä ottamaan tehtäviä itselleen.

Uuden Severan tuntiresursointi

Toinen uuden Severan resursointimalli on tuntimäärällä resursointi. Siinä projektille määritellään tuntimäärä, joka siihen on tarkoitus käyttää. Projektiin määrätyt työntekijät kirjaavat tehdyt tunnit järjestelmään, jolloin järjestelmästä näkee koko ajan ajantasaisen tilanteen, miten paljon projektiin on jo käytetty resursseja.

Samassa näkymässä näkyy myös koko ajan kaikki yrityksen käytettävissä olevat työntekijät, jolloin listalta on helppo tarvittaessa lisätä henkilöitä projektiin. Tämä malli toimii huomattavasti tarkemman tason resursoinnissa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Yhteenvetona vielä muistuttaisin, että kun mietitään resursoinnin aloittamista, on tärkeää heti alussa miettiä, mitä sillä halutaan saada aikaan. Se vaikuttaa ratkaisevasti siihen, millä tavoin resursointia tullaan tekemään. Lisäksi tulee laatia tarkat pelisäännöt ketkä kirjauksia tekevät ja miten. Vasta, kun nämä asiat on mietitty valmiiksi, kannattaa aloittaa resursointi.

Kirjoittaja, Kalle Rapi on Visma Severan avainasiakasvastaava.


Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 35 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.