Pieni askel ihmiselle, suuri askel kohti paperitonta toimistoa

Olen innoissani. Innostukseni syy on hyvin yksinkertainen. Olemme löytäneet Visma Solutionsilla jälleen kerran yhden keinon tehostaa suomalaisten yritysten ja yksityishenkilöiden arkea. Samalla otamme taas askeleen kohti paperitonta työpistettä.

Visma Sign on sähköinen allekirjoituspalvelu, joka nopeuttaa mm. asiakirjojen, dokumenttien ja sopimusten allekirjoittamista. Mistä oikein on kyse?

Käytä sellaisenaan tai ota osaksi jo valmista kokonaisuutta

Visma Sign on konkreettinen esimerkki siitä, miten nykyaikainen digipalvelu tehostaa ja nopeuttaa erilaisten asiakirjojen allekirjoittamista. Esimerkiksi asiakassopimuksen lähettäminen on yksinkertaista ja helppoa lähettäjän näkökulmasta. Valitset vain lähetettävän sopimuksen, vastaanottajan, ja mahdollisesti tilanteeseen sopivan saateviestin tai tekstiviestimuistutuksen vastaanottajalle.

Visma Signia voi käyttää joko sellaisenaan tai integroida sen osaksi omaa olemassa olevaa järjestelmää. Käyttö tulee tutuksi jo ensimmäisen sopimuksen lähetyskerran aikana. Sopimuksen vastaanottaja voi vaivatta tarkastaa sopimuksen linkin ja tunnisteen takaa, ja allekirjoittaa sen tietoturvallisesti joko mobiilivarmenteen tai pankkitunnuksien kautta. Tehokasta, nopeaa ja hauskaa – kaikille.

Miten niin allekirjoittaminen voi olla hauskaa?

Testasimme sähköistä allekirjoittamista ensimmäisen kerran oman tiimin kesken, kun Visma Signin Antti Larvala ja Harri Koponen heittivät meille julkistustilaisuudessa haasteen: kuka allekirjoittaisi ensimmäisenä testisopimuksen palvelun kautta? 14 aikuista ihmistä kaivoi taskuistaan älypuhelimia ja työlaukuista läppäreitä, kun nopein sähköinen allekirjoittaja oli haussa. Jo muutaman minuutin sisällä testisopimukseen oli tullut useampi allekirjoitus – ilman kyniä tai papereita. Kyllä, allekirjoittaminen voi olla myös hauskaa.

Allekirjoita mobiililaitteella tai tietokoneella

Tänä päivänä on oleellista, että asioita voi tehdä paikasta ja ajasta riippumatta. Visma Signin kautta voit allekirjoittaa dokumentit kaikilla päätelaitteilla. Tälläkin hetkellä jo yli 35 % Visma Signin sähköisistä allekirjoituksista tehdään älypuhelimella tai tabletilla.

On täysin oleellista, että dokumentin lähettäjä antaa vastaanottajalle vapauden valita milloin, missä ja miten hän tutustuu ja allekirjoittaa dokumentin. Esimerkiksi yrityksen allekirjoitusoikeiden omaavat henkilöt ovat usein hyvin kiireisiä. Dokumentteihin tutustumiseen jää aikaa korkeintaan siirtymillä ja tauoilla. Tärkeän asiakirjan allekirjoittamista ei ole järkeä viivyttää sen takia, että tulostin tai skanneri ei ollut lähettyvillä silloin, kun siihen olisi ollut aikaa.

Kokeile, et pety

Olen parin viime viikon aikana allekirjoittanut sähköisesti Visma Signilla päivitetyn työsopimuksen ja asiakirjan. Olen lähettänyt useita sopimuksia sähköisesti allekirjoitettavaksi, ja saanut myös sähköisiä allekirjoituksia takaisin päin. En enää näe paluuta vanhaan, jossa omat asiakkaani tulostavat ja skannaavat sopimuspaperit vain allekirjoituksen takia. Se on turhauttavaa, kuluttaa paperia ja mustetta, ja vie aikaa kaikilta meiltä.

Haastankin kaikki siirtymään paperisesta allekirjoittamisesta sähköiseen allekirjoittamiseen. Se on mahdollista jo tänään, oli kyseessä sitten iso tai pieni organisaatio, yksityishenkilö tai yhteisö.

Tutustu Visma Signiin täällä tai ota palvelu heti käyttöön täältä.

Pohditko sähköisen allekirjoituksen liittämistä osaksi olemassa olevaa palvelua? Tutustu Visma Sign -kumppanuuteen.


Juho Häyrynen on monipuolinen Visma Severa-tuoteasiantuntija.
Juhon laaja kokemus eri toimialoilta ja työtehtävistä antaa vahvat lähtökohdat asiakkaiden kiperien tilanteiden ratkaisemiseksi.