Osoitetarroista aitoon automaatioon

Reilu kuusi vuotta sitten aloitin tuoteasiantuntijana Severalla. Muistan hyvin, kun vanha ylioppilaspuku päällä ja firman communicator taskussa lähdin tapaamaan ensimmäisiä asiakkaitani. Niistä ajoista paitsi järjestelmä, myös asiakkaiden tarpeet ovat kehittyneet valtavasti.

Silloin asiakastapaamisissa keskusteltiin lähes poikkeuksetta siitä, miten laskupohjan osoitetiedot sattuvat yhteen ikkunallisten kirjekuorten kanssa. Kirjekuoria oli usein tilattu kerralla vähän turvallisempi satsi. Suurimpia tarpeita oli saada asiakastiedot järjestelmästä exceliin oikeassa muodossa ja osoitetarrat tulostettua mahdollisimman vaivattomasti.

Integraatio puolestaan tarkoitti tiedostojen kopiointia, siirtelyä, muutaman puhelun jokaisen mukana olevan toimittajan tukeen sekä kourallisen buranaa. Palvelumme esitteissä varattiin huomattavasti palstatilaa pilvipalveluajatuksen yleiseen esittelyyn sekä pilvestä saatavien hyötyihin vakuutteluun.

Tänä päivänä suomalaisilla pk-yrityksillä on käytössään keskimäärin kolme eri pilvipalvelua

Nykyisin pilvipalvelun hyödyt ovat jo poikkeuksetta tärkeimpinä ehtoina asiakkaiden tarjouspyynnöissä. Toki useissa toimistoissa suosituimmat työkalut projektien hallintaan rakentuvat edelleen paikallisesti asennettaviin ohjelmiin, excel-lomakkeisiin sekä paperiin ja kynään.

Kun osa yrityksistä tavoittelee paperitonta toimistoa, osa asiantuntijayrityksistä on mennyt jo askeleen pidemmälle ja päättänyt toimia täysin pilvipalveluiden varassa. Henkilökohtaisesti koen sen äärimmäisen huojentavana ja näppäränä. Onhan tiedot jatkuvasti saatavilla, ajan tasalla eikä tieto ole sidottuna enää millään tavalla yhden henkilön läppäriin ja sen kansioiden syövereihin.

Tieto syötetään kertaalleen, minkä jälkeen tieto on koko yrityksen hyödynnettävissä, reaaliajassa, missä ja milloin tahansa.

Uudet työkalut omaksuneilla yrityksillä lähes poikkeuksetta myynti-, osto- ja matkalaskut liikkuvat kirjauksesta aina asiakkaan laskulle, firman avainlukuihin ja tilinpäätökseen asti pilvessä. Tieto syötetään kertaalleen, minkä jälkeen tieto on koko yrityksen hyödynnettävissä, reaaliajassa, missä ja milloin tahansa. Tästä esimerkkinä vaikka taksikuitin matka kassasta kirjanpitoon. Otan kuvan kuitista suoraan taksissa ja kohdennan tämän oikealle asiakkaalle ja projektille kännykällä. Näin tieto liikkuu määrättyihin paikkoihin: asiakkaan laskulle ja kateraporteille, omalle matkalaskulle, palkanlaskentaan ja lopulta kirjanpitoon asti valmiiksi tilitettynä.

Suoraviivaisempaa toimintaa

Sulavasti toimivat ja toisiinsa integroituvat palvelut helpottavat ja suoraviivaistavat firman omaa toimintaa. Käyttöaste nousee, prosessit toimivat varmemmin ja nopeammin, tieto on reaaliaikaisesti hyödynnettävissä ja johto pystyy reagoimaan nopeammin toiminnan muutoksiin.

Samalla suhde omiin verkostoihin kehittyy. Yhteistyö tilitoimiston kanssa muuttuu huomattavasti konsultatiivisemmaksi ja arvoa tuottavammaksi, sähköinen lasku helpottaa asiakkaan arkea sekä laskujen toimitusnopeus, virheettömyys ja kattavuus antaa asiakkaalle laadukkaan kuvan firman toiminnasta.

Pitkälle on tultu kuuden vuoden aikana. Toivottavasti teidänkin yrityksessä?


Joonas Luukkonen on Visma Severan myyntipäällikkö.
Joonaksella on pitkä kokemus suomalaisten asiantuntija- ja projektiorganisaatioiden toimintaympäristöstä sekä prosessien kehittämisestä.