Miten nopeasti käyttöönotto oikeasti sujuu?

Usein asiantuntijayritysten toiminnanohjaus- tai taloushallintojärjestelmien hankintavaiheessa nousee esille kysymys: Kuinka kauan käyttöönotto kestää? Relevantti kysymys, johon yleensä on vastauksena “erittäin nopea käyttöönotto” tai “ennen meni kuukausia tai vuosia, nyt menee tunteja tai päiviä”. Mielenkiintoisia heittoja, jotka jättävät kuitenkin paljon tulkinnan varaa.

Kerron teille asiakascasen avulla, miten uuden Severan ja Netvisorin käyttöönotto Vianova Systems Finlandille eteni vuodenvaihteessa. Sain tilaisuuden käydä haastattelemassa yrityksen johtoa uudenkarheissa toimitiloissa Espoon Klovinpellontiellä.

Mistä kaikki sai alkunsa?

Vianova tarjoaa tilaajille, rakentajille ja suunnittelijoille mm. Novapoint-ohjelmistoperheen työkaluja, käyttökoulutusta ja ylläpitoa kokonaisratkaisuna. Vianovan 15 hengen tiivis työporukka eli mielenkiintoisia aikoja viime vuoden lopussa, kun oli selvää että vanha Vianova Finland Systems jakaantuu vuodenvaihteessa kahdeksi erilliseksi yhtiöksi. Uusi startti mahdollisti Vianovalle hyvän hetken tarkastella toimintaa sekä asettaa tavoitteita ja toiminnallisuuksia puhtaalta pöydältä. Vanhat lisenssipohjaiset järjestelmät haluttiin vaihtaa uusiin pilvipohjaisiin järjestelmiin nopealla aikataululla.

“Ensimmäiset laskut lähtivät liikkeelle jo tammikuun 4. päivä – kyllä sitä voi kutsua aika nopeaksi”

Vianova otti ensimmäisen kerran yhteyttä Visma Solutionsiin marraskuun alkupuolella. “Emme olleet hankkimassa järjestelmiä, vaan ratkaisuja meidän tarpeeseen”, painottaa Vianovan varatoimitusjohtaja Timo Ruoho.

Useiden yhteisten istuntojen, prosessikaavioiden ja räätälöityjen Youtube-käyttövideoiden kautta etsimme yhdessä sopivaa kokonaisratkaisua. Joulukuun alkupuolella kokonaisuus alkoi hahmottua ja yhteistyö lähti käyntiin. Vianova valitsi Visma Severan myynnin, asiakkuuksien ja projektinhallintaan sekä laskutukseen. Lisäksi taloushallintoon valittiin Netvisor, joka integroitui Severaan valmiin rajapinnan kautta. Vianovan asiakastuki yhdistettiin kokonaisuuteen Zendesk-integraation kautta, jonka avulla saatiin yhdistettyä mahdollisimman paljon tärkeää tietoa samaan järjestelmään helposti kaikkien saataville.

blog-projektipaallikko
Kuvassa vasemmalta Vianova Systems Finlandin toimitusjohtaja Tuomas Hörkkö, varatoimitusjohtaja Timo Ruoho, hallintopäällikkö Julia Tetri ja kirjoittaja. Kuvan otti Vianovan järjestelmäasiantuntija Markus Kemppinen.

Visma Solutionsin kokenut asiakaskouluttaja Kalle Rapi lähti sparraamaan Vianovaa heti joulukuun alussa. “Aika pitkälle oli Kallen ansiota, että saatiin vauhti niin hyvin päälle heti”, Timo kertoo projektin jälkeen. Kahden koulutus- ja määrittelypäivän, neljän tunnin tiedonsiirron sekä kolmen viikon tutustumisen jälkeen Vianova oli ottanut sekä Severan, Netvisorin ja Zendeskin käyttöön. “Ensimmäiset laskut lähtivät liikkeelle tammikuun 4. päivä – kyllä sitä voi kutsua aika nopeaksi käyttöönotoksi”, Timo hymähtää.

Onnistunut käyttöönotto on vasta alku

Näin laajan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto voi olla hyvinkin nopeaa, kuten Vianovan kanssa tehty yhteistyö osoittaa. Kokonaisratkaisu oli toiminnassa alle kolmessa viikossa – joulun pyhistä huolimatta. Asetettujen laatu- ja aikatavoitteiden täyttyminen vaatii aina sitoutumista ja tahtoa asiakkaan organisaatiolta – Visma Solutionsin asiakaskouluttaja tukee, opastaa ja antaa vinkkejä asiakkaan vastuuhenkilöille. Käyttöönotoissa edetään asiakasyrityksen kokemuksen, resurssien ja tahtotilan perusteella etukäteen mietityn suunnitelman mukaisesti. “Vianovalla oli erinomaiset pääkäyttäjät, jotka tekivät tämän mahdolliseksi”, kehuu Kalle Vianovan Timoa ja hallintopäällikkö Julia Tetriä.

Tässä vaiheessa on hyvä korostaa, että ei ole olemassa valmista yritystä tai valmista järjestelmää. Tästä syystä myös Severan ja Netvisorin käyttöönoton jälkeen asiakasyritystä odottaa jatkuva oman liiketoiminnan kehittäminen. Visma Solutions huolehtii siitä, että järjestelmät ovat markkinoiden edistyneimmät ja tekee päivityksiä tasaisin väliajoin varmistaakseen asiakkaille parhaan mahdollisen kilpailukyvyn omalla toiminnallaan. Kuten Timo asian tiivistää: “Vianova on kehitysorientoitunut organisaatio, joten on todella tärkeää että myös Visma Solutions kehittää koko ajan järjestelmiä eteenpäin”. Molemminpuoleinen tavoitteellinen toiminta on pitkän yhteistyön edellytys.

Kiittäessäni Vianovan henkilöstöä vieraanvaraisuudesta ja toivottaessani menestystä tulevaan, toimitusjohtaja Tuomas Hörkkö huikkaa vielä lopuksi: “Tyytyväisiä olemme olleet!”. Tästä on hyvä jatkaa.


Juho Häyrynen on monipuolinen Visma Severa-tuoteasiantuntija.
Juhon laaja kokemus eri toimialoilta ja työtehtävistä antaa vahvat lähtökohdat asiakkaiden kiperien tilanteiden ratkaisemiseksi.